8 טיפים לתקשורת בראייה ברורה ואפקטיבית עם לקוחות
בתחום הסוכנויות והייעוץ, כתיבה היא הרבה יותר מאשר פשוט מילים על דף. מדובר בסיפור שמסייע לאנשים להבין ולקבל החלטות. בין אם תכון מצגת ללקוח או עדכון חודשי, הבהירות, הדיוק ועיצוב מתחשב משחקים תפקיד מרכזי בהצלחה.
1. בנה את הסיפור והמבנה
הבסיס לכל מסמך או מצגת מצוין הוא מתווה מסודר. ניתן לחשוב על כך כמבנה פרמידה, שבו הנושא המרכזי נתמך על ידי מספר נושאים נוספים, כאשר כל אחד מהם גם נתמך על ידי נתונים נוספים.
מומלץ להתחיל לכתוב במעבד תמלילים כמו Word או Google Docs, ולהשתמש ברשימות נקודות לצורך ארגון המלל. זה מאפשר שינויים מהירים ומסייע לשמור על זרימה טובה לפני שמתחילים לבנות את השקפים.
2. בחר את התבנית הנכונה
עיצוב ותבנית השקפים יכולים להיות חשובים לא פחות מהתוכן עצמו. כאשר המצגת מיועדת למרבית הקהל, תבניות מינימליסטיות ונקיות בדרך כלל מתאימות יותר, מכיוון שהן מאפשרות לתוכן להיות ברור ומובן.
3. מתן דגש על רעיון מרכזי בכל שקף
כדי לא להעמיס על הצופה, הקפד שכל שקף יתמקד ברעיון אחד בלבד. כותרות שקפים צריכות לכלול את המסקנה המרכזית ולא רק את הנושא. לדוגמה, במקום כותרת של “ממצאי SEO”, השתמש ב"פתרונות טכניים לשיפור ביצועי SEO.
השתמש במשפטים שלמים
ערוך מאמרים עם מחשבה מלאה ולא רק משפטים חסרים, על מנת להגדיל את הבהירות והדיוק.
4. סדר חזק לסיפור
דו"ח או מצגת מבנים בצורה ברורה עם עוקבים הגיוניים מסייעים לקוראים להבין את המסר. ככל שהנושאים החשובים יותר מופיעים קודם, כך יגדל הסיכוי שהלקוח יפנים את הנקודות החשובות גם אם ישקול לעצור את הקריאה מוקדם.
- התחל עם ממצאים או המלצות שניתן לפעול על פיהם.
- פרטים טכניים יכולים להופיע מאוחר יותר, אם הקהל הוא רחב.
5. היה תמציתי ומדויק
ערך את התוכן שלך כך שירחיב כראוי על הנושא מבלי להעמיס על הקורא. כותבים רבים נוטים להעריך את התוכן המועבר אך אינם מודעים לכל מה שאתה יודע. השתמש באסטרטגיות נרטיביות כדי להסביר נתונים והשלכותיהם.
6. בנה ביטחון עם המלצות ברורות
לקוחות תלויים במידע שלך ובמומחיותך. לכן, הקפד להציג המלצות בצורה ברורה. הימנע ממילים כמו "אנחנו ממליצים" והשתמש בנוסח ישיר כמו "יישם X כדי להשיג Y".
7. שמור על שפה פשוטה כדי לאפשר לרעיונות שלך לזרוח
מילות של "ביג" או מורכבות יכולות להסיח את דעת הקורא. כתיבה ברמה של כיתה 6 עד 8 נגישה לכולם.
8. סיכומים מנהלתיים צריכים לספר סיפור
סיכום מנהלי מציב את הטון לכל המסמך. בעת יצירת סיכומים, בחר תובנות והמלצות עיקריות גם מבין הנתונים המסוכמים.
סיכום
על ידי חיבור כל אלה, תפגשו את לקוחותיכם בצורה אפקטיבית ועסקית, ותבטיחו שהם יבינו את המסר שלכם – שמירה על מבנה ברור, סיפור מעניין והשקפה על הנתונים החשובים.
באמצעות שמירה על תהליך מסודר והשקפת גישה חיובית, תוכלו לספק מצגות שמותאמות בדיוק לצרכים שלכם ושל הלקוחות, ולבסוף לחזק את הקשרים עמם.
